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Préposé(e) services internes et installations – Cabinet d’avocats

Quebec

Description du poste

Description du poste

Vortex Stratégie & recrutement est activement à la recherche d’un(e) préposé(e)services intérieurs et installations pour son client, un très réputé cabinet d’avocats international basé à Québec.

Ce poste polyvalent combine des responsabilités liées au centre d’affaires, à la réception et aux services de traiteur interne.

Votre rôle et responsabilités

Préposé au centre d’affaires :

  • Offrir un soutien ponctuel au centre d’affaires et accomplir les tâches telles que la reprographie, préparation et assemblage de documents en formats reliés, courrier, numérisation, etc.;

  • Participer aux déménagements internes et à l’installation des bureaux;

  • Assurer la couverture de la réception et du service traiteur lors des pauses, absences ou vacances;

  • Effectuer des tâches administratives diverses (dépôts bancaires, livraison de courrier, etc.).

Réception :

  • Accueillir les visiteurs et clients dans un environnement professionnel et chaleureux;

  • Répondre aux appels téléphoniques et courriels, acheminer les messages;

  • Gérer les livraisons et les courriers reçus à la réception;

  • Confirmer les réservations des salles;

Services de traiteur interne

  • Préparer l’aménagement des salles de conférence (mise en place des tables et chaises et initialisation du matériel audiovisuel pour les vidéos conférence, rafraîchissements, pause-café, ect.);

  • Coordonner les besoins spécifiques avec les adjointes pour les réservations de salles de conférence;

  • Commander et servir les repas et breuvages lors des réunions et événements;

  • Assurer le service auprès des professionnels lors de réunions ou événements;

  • Coordonner et orchestrer avec l’aide de l’équipe marketing, les événements majeurs organisés par le cabinet;

  • Soutenir les comités pour la planification d’activités (exemple : Course aux stages, BBQ estival, semaine de la reconnaissance des employés, ect.);

  • Préparer les 5 à 7 pour les professionnels du cabinet et autres événements sociaux;

  • Inspecter régulièrement les postes de café et réfrigérateurs dans les aires communes et veiller à ce qu’ils soient propres, en bon état et approvisionnés en tout temps;

  • Inspecter régulièrement la salle de repos du personnel, et en assurer l’ordre et la propreté en tout temps;

Exigences

  • Minimum de 2 ans d’expérience en reprographie et dans le domaine du service à la clientèle ou en hôtellerie;

  • Très bonne maîtrise de Microsoft Office; aisance avec les outils audiovisuels et logiciels de réservation de salles (EMS, Korbyt ou équivalent);

  • Solides compétences interpersonnelles et en communication;

  • Excellente aptitude à travailler en collaboration avec les autres membres de l’équipe;

  • Très bonne maîtrise du français écrit et oral, l’anglais est un atout;

  • Sens de l’organisation, autonomie, discrétion, professionnalisme et diplomatie;

  • Bonne forme physique (déplacements fréquents, manipulation de mobilier);

  • Flexibilité pour effectuer des heures supplémentaires à court préavis; Certification en premiers soins ou volonté de suivre la formation (un atout);

  • Disponibilité à effectuer des heures supplémentaires avant ou après les heures normales de travail à court préavis.

Les avantages

  • Salaire concurrentiel selon votre expérience de travail;

  • Poste à temps partiel (25 heures par semaine)

  • Assurances collectives 100% défrayées par l’employeur

  • Régime de retraite

  • Compte santé

  • Et beaucoup plus.