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Réceptionniste/Hôte(sse) – Cabinet d’avocats national

Montreal

Description du poste

Description du poste

Vortex Stratégie & recrutement est activement à la recherche d’un(e) réceptionniste/hôte(sse) pour son client, un très réputé cabinet d’avocats basé au centre-ville de Montréal.

La personne embauchée va contribuer à la gestion des pratiques de professionnels du droit par le biais d’un soutien administratif et au centre ce conférence, permettant ainsi aux professionnels du droit d’offrir un meilleur service aux clients. Vous travaillerez tant aux salles de conférences qu’à la réception en plus d’effectuer quelques tâches administratives.

Horaire de travail : 35h par semaine

  • 10h00 à 18h00 du lundi au jeudi

  • 9h00 à 17h00 vendredi

Votre rôle et responsabilités

Salle de conférence

  • Préparer et mettre en place les salles de conférence pour les services de la journée.

  • Vérifier et nettoyer les salles avant et après les réunions.

  • Recevoir et coordonner les commandes traiteur.

  • Ravitailler quotidiennement le café exécutif et assurer le nettoyage des frigos.

  • Offrir le service lors de cocktails ou événements spéciaux, au besoin.

  • Nettoyer les frigos et micro-ondes de la cuisine traiteur, au besoin.

  • Vérifier les fournitures et équipements disponibles dans les salles de conférence.

  • S’assurer que la salle de bain du Centre de conférences soit toujours propre et bien approvisionnée.

Réception

  • Accueillir chaleureusement les invités et les diriger vers les salles appropriées.

  • Annoncer les invités aux avocats et s’assurer que tout est prêt pour la rencontre.

  • Répondre aux appels entrants et activer les appels d’urgence (médical ou autre).

  • Gérer les réservations de salles de conférence dans EMS et assurer le suivi nécessaire.

  • Aviser la cuisine traiteur pour toute demande de dernière minute ou modification le jour même.

  • Aviser la cuisine traiteur lorsque les rencontres sont terminées afin de procéder au nettoyage.

  • Réserver, gérer, vérifier et préparer les bureaux visiteurs/hotelling.

  • Réceptionner les procédures juridiques livrées par huissiers.

  • S’assurer que toutes les demandes de services en salle soient bien exécutées avant l’arrivée des invités.

  • Fermer la réception à la fin de la journée.

Tâches administratives :

  • Créer les menus et les affiches pour les buffets.

  • Gérer la liste des allergies pour les repas et événements.

  • Assister la directrice dans la préparation des listes de présence pour divers événements (Excel).

  • Assister à la coordination et au suivi d’activités ou d’événements.

Exigences

  • Posséder un minimum de 3 ans d’expérience dans un rôle similaire

  • Habiletés de communication orales et écrites en français et en anglais. Le bilinguisme (oral et écrit) est exigé puisque le titulaire de ce poste fera partie d’une équipe nationale desservant une clientèle, tant à l’interne qu’à l’externe, localisée dans l’ensemble du Canada et à l’international;

  • Habiletés organisationnelles pour la gestion de tâches multiples;

  • Habileté à prendre des initiatives et travailler de façon autonome avec un minimum de supervision;

  • Capacité de travailler en équipe;

  • Souci du détail.

Les avantages

  • Salaire concurrentiel selon votre expérience de travail;

  • Assurances collectives dès l’embauche

  • 3 semaines de vacances dès l’embauche

  • Régime de retraite avec contribution employé/employeur

  • Télé-médecine

  • Compte santé

  • Et beaucoup plus.