Vortex Stratégie & recrutement
Description du poste
Vortex Stratégie & recrutement est activement à la recherche d’un.e responsable d’équipe centre de conférences pour son client, un cabinet d’avocats de renom basé au centre-ville de Montréal.
En charge d’une équipe de 5 personnes et relevant du directeur des services intérieurs, la personne embauchée aura la responsabilité d’assurer un service exemplaire de F&B (Food & Beverage) durant les rencontres, les conférences et les événements du bureau de Montréal.
Votre rôle et responsabilités
- Superviser et participer au processus d’évaluation de rendement de l’équipe
- Déterminer et gérer la charge de travail requise par les différentes commandes
- Assurer la coordination et la liaison entre les différents intervenants (réception, installation, audio-visuel, etc.) afin d’évaluer l’aménagement de la salle de réunion, de l’audio-visuel, des services de traiteur et les besoins supplémentaires au moyen de l’outil de réservation de salles (EMS) .
- Gérer toute la logistique des réunions et des événements, y compris la gestion du budget, la gestion du personnel sur place et en sous-traitance, la gestion des fournisseurs, la négociation de contrats, les conférenciers, la technologie, les aliments et les boissons, les suivis (rapport, budget, compte rendu, dernières présences, commentaires des clients, gaspillage alimentaire) et d’autres éléments connexes selon les besoins
- S’assurer du maintien de communications claires et cohérentes avec les parties concernées tout au long du processus de planification des réunions et des événements
- Effectuer la gestion des horaires des membres de l’équipe pour s’assurer que toutes les fonctions de livraison, de service et de nettoyage sont effectuées en temps opportun
- Faire le suivi des données relatives aux réunions et aux événements aux fins d’établissement des rapports et d’analyse
- Établir de bonnes relations avec les collègues du cabinet afin de partager les bonnes pratiques et les informations pertinentes
- Collaborer avec les différents services du cabinet pour assurer la bonne tenue des réunions et des événements, traiter les changements de dernière minute et résoudre les problèmes
- Démontrer une compréhension complète des bonnes pratiques en matière de manipulation des denrées alimentaires
- Former et encadrer les membres de l’équipe sur les normes de service et les attentes du cabinet pour toutes les réunions et les événements
- Aider les membres de l’équipe à aménager les salles selon les spécifications souhaitées et à nettoyer les salles après toutes les réunions et tous les événements
- Aider l’équipe à s’assurer que les niveaux des stocks, la propreté et l’entretien de toutes les salles de conférence et les cuisines sont maintenus tout au long de la journée
- Servir des aliments et des boissons aux clients
- Assurer un contrôle rigoureux de la qualité de la présentation, du contrôle des portions et du maintien de la température des aliments et des boissons
- Assurer l’hygiène et le maintien de l’ordre de tous les équipements, les fournitures et les ustensiles dans les salles de conférence et les cuisines
- Utiliser l’outil de réservation des salles de réunion (EMS) pour extraire les rapports quotidiens, faire le suivi des coûts et des budgets et confirmer que les services de restauration sont planifiés selon les exigences des clients
- Contrôler les niveaux des stocks, réapprovisionner la cuisine et le garde-manger, entretenir les salles/zones d’entreposage, passer des commandes selon les besoins et gérer la facturation
- Prendre en charge le programme de restaurations sur place en dehors des heures de bureau (p.ex. programme Uber Eats), y compris le suivi des coûts et la conciliation des factures.
Exigences
- 5 à 7 ans d’expérience dans un poste similaire (au sein d’un cabinet d’avocats ou de services professionnels, un atout)
- 3 ans ou plus d’expérience en gestion ou en direction d’une équipe
- Certificat de préposé à la manutention des aliments ou un programme provincial équivalent et certificat en service raisonnable de boissons pour la province dans laquelle vous postulez (de préférence)
- Attestation de secourisme de niveau2 (ou consentir à suivre une formation de secourisme de niveau2)
- Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle. Compétences éprouvées en communications verbales et écrites et en communications interpersonnelles permettant d’interagir avec les gens à tous les niveaux du cabinet
- Très bonne connaissance des produits Microsoft Office tels que Word, Excel, Project et PowerPoint
- Aptitude à gérer les demandes conflictuelles, à atténuer les problèmes et à amener les collègues à adopter des solutions efficaces
- Sens de l’organisation, gestion efficace de priorités multiples. Solides compétences en analyse et en résolution de problèmes
- Capacité à garder son calme sous pression tout en travaillant dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide
- Bilinguisme obligatoire (Français et anglais parlé et écrit)
- Extrêmement bien organisé·e et efficace; capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
- Capacité physique à exercer les fonctions associées au poste
Les avantages
- Salaire très concurrentiel selon votre expérience de travail;
- Semaines de vacances dès l’embauche;
- Bonification annuelle
- Assurances collectives 100% défrayées par l’employeur dès l’embauche;
- Programme de régime de retraite avec cotisations de l’employeur dès l’embauche;
- Services de télémédecine;
- Allocation annuel pour la santé et le bien-être;
*Le masculin est utilisé afin d’alléger le texte