Vortex Stratégie et recrutement
Description du poste
Vortex Stratégie & recrutement est activement à la d’un(e) adjoint(e) exécutif(ive) pour son client, un important cabinet d’avocats d’envergure internationale basé au centre-ville de Montréal
La personne embauchée aura la responsabilité de gérer l’agenda, les communications avec les clients, la préparation des documents, les préparatifs de voyage et les WIP (Work in progress) d’un important associé senior en droit des affaires reconnu mondialement pour sa pratique.
Votre rôle et responsabilités
- Organisation des réunions internes et externes et assurer la coordination des agendas.
- Coordination logistique de voyages (réservation de vols et d’hôtels, inscription aux congrès, etc.). Le professionnel se déplacement régulièrement aux États-Unis, en Europe, en Afrique et au Moyen-Orient dans le cadre de sa pratique.
- Suivi de certains projets spéciaux, organisation de réunions et suivi de la documentation.
- Création et gestion des fichiers et des dossiers contenant des renseignements confidentiels.
- Réponse adéquate et de façon autonome aux demandes de renseignements.
- Gestion des dossiers administratifs selon les priorités et en assurer un suivi autonome.
- Gestion des comptes de dépenses.
- Suivi avec le service de comptabilité. Suivi des factures et de leur paiement.
- Réponse aux appels téléphoniques, filtrage des appels et prises de messages.
- Triage du courrier et s’assurer du suivi de la correspondance du son supérieur.
- Recherche de cadeaux corporatifs pour Noël et pour d’autres événements.
Exigences
- Posséder un minimum de 10 ans d’expérience dans un rôle d’adjointe exécutive de haut niveau;
- Cette fonction requiert un haut niveau de professionnalisme, de flexibilité et d’autonomie et comporte de multiples responsabilités administratives.
- Sens de l’organisation, des responsabilités et de l’initiative, jugement, flexibilité, diplomatie, discrétion, adaptabilité et débrouillardise. Loyauté.
- Parfaite connaissance des langues française et anglaise parlées et écrites.
- Excellente maîtrise de la suite Office, notamment Excel et Word.
- Grande capacité rédactionnelle en français et en anglais;
- Capacité à piloter plusieurs dossiers simultanément;
- Posséder un code d’éthique rigoureux face à la confidentialité des informations;
Les avantages
- Salaire très concurrentiel selon votre expérience de travail;
- Assurances collectives dès l’embauche;
- Vacances dès l’embauche;
- Temps supplémentaires rémunérés
- Régime de retraite
- Bonification annuelle (Discrétionnaire)
- Mode de travail hybride
- Compte santé
- Télé-Médecine
- Et beaucoup plus.
*Le masculin est utilisé afin d’alléger le texte