Vortex Stratégie et recrutement
Description du poste
Vortex Stratégie & recrutement est activement à la recherche d’un.e coordonnateur(trice) service à la clientèle et installations pour son client, un cabinet d’avocats national basé au centre-ville de Montréal.
La personne embauchée sera responsable de la planification, la prestation et la coordination des services offerts à la clientèle et des services liés aux installations du bureau. Cette personne agit en tant que coordonnateur auprès de plusieurs services afin de s’assurer du respect des normes du cabinet dans le cadre des activités quotidiennes et d’événements organisés par le bureau.
Votre rôle et responsabilités
- Diriger la mise en place des salles de réunion et de conférence afin qu’elles soient disposées en fonction des critères des clients et des besoins à l’interne. Travailler étroitement avec différents membres du cabinet afin de répondre à leurs demandes de services et effectuer des suivis auprès des fournisseurs externes au besoin.
- Coordonner la mise en place des salles de conférence afin de veiller au respect des normes opérationnelles du cabinet ainsi que l’installation de tout équipement audiovisuel requis pour les conférences vidéo et téléconférences, effectuer des tests pour assurer le bon fonctionnement de l’équipement, fournir de l’assistance opérationnelle et aider à l’entretien systématique de l’équipement.
- Communiquer efficacement avec les clients/invités ainsi qu’avec les membres du cabinet et leur fournir des renseignements pertinents en temps opportuns afin d’offrir une expérience optimale dans le cadre des événements organisés par le cabinet.
- Collaborer avec les équipes marketing, Personnes et culture, les TI, Services, membres du personnel ainsi qu’avec d’autres bureaux afin d’assurer la coordination de tâches de travail précises.
- S’assurer que les locaux/les installations et l’équipement du cabinet sont entretenus et utilisés de manière conforme aux normes de santé et sécurité.
- Agir à titre de personne-ressource auprès de tous les fournisseurs externes et clients internes.
- Participer à la détection et à la correction des problèmes liés aux services ou installations du bureau, notamment l’éclairage, la circulation de l’air, le mobilier et les équipements divers. Coordonner l’achat de fournitures de bureau, d’ameublement, etc.
- Fournir de l’assistance dans le cadre de déménagements de bureau et effectuer des tâches d’entretien général au besoin.
- Participer à la gestion de l’inventaire de fournitures et d’équipement du cabinet.
- Répondre aux demandes d’assistance provenant de la réception ou de tout autre secteur faisant partie des services et installations du bureau.
- Coordonner et optimiser la logistique entourant divers événements marketing du bureau, au besoin.
- Travailler avec les fournisseurs et entrepreneurs externes, gérer la relation avec ces derniers et s’assurer du respect des normes en matière de qualité et de prestation des services.
- Collaborer avec différents services du cabinet afin de coordonner l’exécution de certaines tâches de travail et s’assurer du respect des normes opérationnelles.
- Fournir de l’assistance au service de gestion des documents.
- Effectuer toute autre tâche générale au besoin.
Exigences
- Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à se présenter de manière professionnelle.
- Aptitude à réaliser une grande quantité de travail atteignant un haut niveau de qualité, parfois dans de courts délais.
- Capacité à établir et redéfinir les priorités au besoin.
- Capacité à soulever des objets lourds et à installer des cloisons mobiles.
- Capacité à gérer le stress de manière professionnelle.
- Dynamisme et entregent, attitude positive et grande motivation à fournir un excellent service.
- Capacité à travailler de façon autonome au sein d’une équipe.
- Capacité à travailler selon un horaire flexible.
- Connaissance de la suite Microsoft Office.
Les avantages
- Salaire concurrentiel selon votre expérience de travail;
- Assurances collectives 100% défrayées par l’employeur
- Régime de retraite avec contribution de l’employeur
- Vacances dès l’embauche;
- Et beaucoup plus.
*Le masculin est utilisé afin d’alléger le texte